G Suite es un servicio de plataforma web de Google que proporciona varios productos, accesibles y controlables a travès de un nombre de dominio del cliente. Está conformado por varias aplicaciones con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, como Microsoft Office, inclue Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, entre otras. La visión fundamental de este grupo de aplicaciones, está en el trabajo colaborativo, permiento a los usuarios trabajar en un mismo archivo en forma conjunta y simultánea a través de internet. El trabajo colaborativo transciende el ámbito físico de la empresa, permitiendo conectarse y trabajar desde cualquier dispositivo con acceso a internet en cualquier lugar del planeta. Otra aspecto fundamental que introdujo la Suite de Google fue la reducción de los costos administrativos de IT, en los que podemos citar los siguientes aspectos.
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Aplicaciones básicas incluidas en G-Suite
La herramienta fundamental y que dio comienzo a la suite de G-Suite, es el correo electrónico. Toda la potencialidad de G-Mail en el correo corporativo genera una potenciación funcional extraordinaria. A enero del 2019, G-Suite servicio básico, incluye 30 GB de correo por cuenta de usuario, una espacio considerable para un servicio básico al momento. El cambio de enfoque de GMail con respecto a otros clientes de correo, (etiquetas en lugar de carpetas, por ej.), incrementa la funcionalidad y velocidad de utilización de la herramienta en forma considerable.
Spreedsheet es la planilla de calculo de G-Suite. De extraordinaria flexibilidad y funcionalidad, puede reemplazar a su similar de las herramientas de ofimática instalables en el 99.9% de los casos. Compatible en formato, es capaz de traducir a su formato nativo casi cualquier planilla de mercado, utilizando las mismas funciones con sus mismos nombres. Si se requiere, las planillas pueden ser descargadas también en formato de ofimática para volver a ser compatibles con herramientas de terceras partes. Al igual que sus competidores, sus funcionalidades pueden expanderse a través de scripts en java, agregando funciones, opciones de menú, automatizaciones, etc. etc..
Toda empresa sea cual sea su tamaño, requiere en algún momento la realización de documentos de texto, G-Suite documents, se encarga de ello. Al igual que con Spreedsheet, Documents es capaz de importar documentos de herramientas de ofimática y convertirlos a su formato nativo, de igual forma, pueder estos ser exportados nuevamente al formato requerido. Trabajando colaborativamente, varias personas en forma simultánea puede editar el documento, y chatear sobre los cambios que hacen también en forma simultánea. A esta potencialidad, se le agrega la posibilidad de realizar observaciones como puentos a resolver entre los operadores para poder sincronizar sus tareas cuando no trabajan interactivamente.
Tal vez una de las herramientas menos valoradas en las PYMES pero de muy alta utilización en las grandes empresas, presentaciones (similar a Microsoft PowerPoint) permite la realización de slides con diferentes esquemas y organización. Presentaciones, se integra con el resto de las herramientas de la suite, lo que potencia en grande su utilización, permitiendo por ej. compartir la misma a través de internet para presentar nuevos productos, explicar puntos claves durante una video conferencia, etc. Al igual que el resto de las herramientas de la suite, permite importar y exportar archivos a los formatos de otras herramientas de offimática.
Integrado a la nueva UI de G-Mail o separado en una solapa en la interfaz clásica de G-Suite, Calendar es una herramienta de extraordinaria flexibilidad y funcionalidad, permitiendo organizar reuniones, citas, etc. e integrandose activamente con Hangout y Mett. Su flexibilidad hace posible el compartir de diferentes formas nuestros calendarios (pueden crearse varios calendarios propios sin problemas), y determinar que nivel de detalle se quiere que los demás usuarios vean de nuestro calendarios corporativo. Las notificaciones y organizaciones de reuniones y videoconferencias nunca fueron tan simples y fáciles como con esta herramienta.
Todo usuario de toda empresa, sea cual sea su tamaño, requiere un area de almacenamiento para su trabajo, G-Suite Drive, se encarga de ello. Todos los documentos creados en G-Suite se almacenan en G-Drive, (hojas de cálculo, textos, presentaciones, etc.), pero G-Drive ofrece también almacenamiento para archivos en otros formatos, que puede ser subidos a G-Drive y compartidos con otros usuarios Además, G-Drive ofrece espacio ilimitado si los archivos están en formato nativo de G-Suite, ya que las hojas de cálculo, textos y presentaciones en formato G-Suite no consumen cuota de almacenamiento.
Exponer aqui todas las herramientas de G Suite implicaría todo un site dedicado a ello. Bastará con nombrar algunas otras herramientas, como Grupos, que permite la administración de grupos de usuarios y listas de distribución de correos, HangOut que permite el chat, video chat y video conferencia, Meet que facilita la video conferencia inclusive con aquellos usuarios que no cuentan con cuentas de gmail, Sites, que permite la realización de un sitio web o intranet, pudiendo nutrir el mismo a partir de los propios documentos de G-Suite en la organización, etc. etc.
Uno de los puntos que más consultas genera al momento de plantear la migración a G-Suite es la seguridad. En la actualidad, G-Suite permite la autentificación en 2 pasos, con lo que la seguridad de robo de contraseñas ha sido altamente mejorada. Con la autenticación en 2 pasos habilitada, un usuario requiere la combinación de usuario y contraseña, más un método adicional para loguearse, un sms a su teléfono, un código numérico (Google Autenticator), un código pre asignado, etc. sin los cuales no podrá iniciar sesión, esto evita que un robo de contraseña gane acceso a la información.
Las herramientas G-Suite, son nativamente colaborativas, lo que implica que varios usuarios en un mismo momento puede acceder y editar la misma información. Además, al ser un Cloud Service, permite su uso desde cualquier punto de acceso a internet, facilitando la modalidad HomeOffice. La seguridad se refuerza con autenticación de 2 pasos, permitiendo así, brindar una capa fundamental de seguridad al acceso a datos.
Sin lugar a dudas, la comunicación es basa de las herramientas colaborativas de hoy día. Las herramientas Hangout y Meet cubren esta necesidad brindando enlaces de voz, video y chat, tanto en la modalidad uno a uno, uno a varios y varios a varios. La posibilidad de acceso multi-dispositivo, y la no necesidad de instalación de aplicaciones cliente, hacen de estas herramientas la solución ideal para los requerimientos actuales